一、數據記錄與整理

孤立的數據包含的信息量太少，而過多的數據又讓人難以理清頭緒，利用表格的形式將它們記錄下來并加以整理是一個不錯的方法。Excel 作為電子表格軟件，圍繞著表格制作與使用所具備的一系列功能是其最基本的功能。

大到多表格視圖的精確控制，小到一個單元格的格式設置，Excel 幾乎能為用戶做到他們在處理表格時想做的一切。除此以外，利用條件格式功能，用戶可以快速地標識出表格中具有特征的數據而不必用肉眼去逐一查找。利用數據有效性功能，用戶還可以設置何種數據允許被記錄，而何種不能

二、數據計算

Excel 的計算功能與算盤、普通電子計算器相比，完全不可同日而語。四則運算、開方乘冪這樣的計算只需用簡單的公式來完成，而一旦借助了函數，則可以執行非常復雜的運算。

Excel 內置了三百多個函數，分為多個類別，利用不同的函數組合用戶幾乎可以完成絕大多數領域的常規計算任務。在以前，這些計算任務都需要專業計算機研究人員進行復雜編程才能實現，現在任何一個普通的用戶只需要點幾次鼠標就可以了。

三、數據分析

要從大量的數據中獲取信息，僅僅依靠計算是不夠的，還需要利用某種思路和方法進行科學地分析。數據分析也是Excel 所擅長的一項工作。

排序、篩選和分類匯總是最簡單的數據分析方法，它們能夠合理地對表格中的數據做進一步的歸類與組織。其中數據透視表是最具Excel 特色的數據分析功能，只需幾步操作，它就能靈活地以多種不同方式展示數據的特征，變換出各種類型的報表，實現對數據背后的信息透視

四、商業圖表制作

所謂一圖勝千言，一份精美切題的商業圖表可以讓原本復雜枯燥的數據表格和總結文字立即變得生動起來。Excel 的圖表圖形功能可以幫助用戶迅速創建各種各樣的商業圖表，直觀形象地傳達信息

五、信息傳遞和共享

協同工作是21 世紀的重要工作理念，Excel 不但可以與其他 Office 組無縫鏈接，而且可以幫助用戶通過網絡與其他用戶進行協同工作，方便地交換信息

六、自動化定制Excel的功能和用途

盡管Excel 自身的功能已經能夠滿足絕大多數用戶的需要，但用戶對計算和分析的需求是永無止境的。為了應付這樣的情況，Excel內置了VBA編程語言，允許用戶定制Excel的功能，開發自己的自動化解決方案。從只有幾行代碼的小程序，到功能齊備的專業管理系統，以Excel作為開發平臺所產生的應用案例數不勝數。